株式会社レ・ミゼラ 代行事業部

あなたの「苦手」は、私たちの「得意」かもしれません。
皆様の「手間」は、私たちが「効率的に行う手段を知っていること」かもしれません。

各種事務局代行、事務代行、マネジメント代行サービスをご提供します。


難しいことではないのだけれど、ただただ面倒。
コツコツやればいいのだけれど、その数分を作れない。
自分でやるのは非効率。
・・・でも新たに1人雇うのも・・・
そんな事務作業の「不便」「面倒」を代行。
皆様の時間、そして活動は、目的遂行の為に有効に使ってください!!


 


〒158-0083
東京都世田谷区奥沢6-27-7 1F

TEL:   03-5706-9822
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事務局業務/6th 日本臨床試験学会

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こんにちは。事務・事務局代行 株式会社レ・ミゼラ 代表の浅海です。
2月20~21日に事務局を担当させていただいた「日本臨床試験学会 第6回学術集会総会」。
5月1日付けで収支報告の会計監査を終え、ご寄附をいただいた会社様への報告送付も終わり、ようやく終了したことを実感。

結局どんなことを担当させていただいたのだろう...?
ざっくり御見積からピックアップしてみました。

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学会名:日本臨床試験学会 第6回学術集会総会
有料来場者数:約 720名
(関係者入れたら780越え(◎◎) 当初500~600って言ってたのにw)
座長・演者数:約 40名
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<<(株)レ・ミゼラ担当業務>>
Ⅰ事前準備関係費
1.財務会計
口座開設
 通帳解約・学会口座へ送金
募金趣意書他
 趣意書作成(協賛金、共催セミナー、広告、企業展示)
 予算書作成(修正含む)
 発送作業
 入金管理
 請求書発行・送付
 申込み・締切・調整・問い合わせ対応
日本臨床薬理学会
 後援依頼
 CRC認定受講証明申請書/受講証明書・修了証作成
 受講証明書・修了証発行報告書作成、提出
出入金管理
 小口現金、預金管理、入出金管理
 外貨送金対応
 会計監査

2.運営準備
会場
 下見・打合せ
 窓口対応
 前回大会視察 視察
当日運営マニュアル作成
 会場図面、スケジュール、人員配置、業務分担含む
原稿作成
 司会用
懇親会関係
 設営計画
 メニュー決定等
打ち合わせ
 主催者打ち合わせ・プログラム委員会

3.企業協賛
問い合わせ対応
 国内
 海外
ランチョン
 運用マニュアル作成
 発送作業
広告
 運用マニュアル作成・送付
 発送作業
 広告データ入手・督促・データ確認
 返却希望データの返却
企業展示
 運用マニュアル作成・送付
 小間割(枠)、配置対応・連絡
 発送作業

4.総務・広報
ホームページ運用
 サーバー設置
 ホームページ基本デザイン
 制作(日本語)
 ホームページ更新
外部広報
 掲載
 チラシ設置
学会本部
 メーリングリスト配信依頼

5.プログラム
諾否等回答フォーム作成
プログラム委員
 依頼状作成
 諾否集計
 プログラム委員会開催対応
 一般演題採点依頼
 割振り、採点表の作成
 採点結果収集、督促、集計
 問い合わせ対応
座長依頼
 依頼状作成
 座長依頼文の発送・回答まとめ
 問い合わせ対応
 招待条件の連絡コレスポンデンス
演者依頼
 依頼状作成
 演者依頼文の発送・回答まとめ
 問い合わせ対応
 招待条件の連絡コレスポンデンス
一般演題募集
 演題応募仕様整備
 演題応募画面作成
 応募管理
 採否通知・日程通知
 当日運用整備、通知

6.事前参加登録関係
登録システム準備
 登録基本システム設定
 参加登録要項作成
 データダウンロード・入金突合せ・電話・メール問合せ対応
集計業務
 事前参加登録者リスト作成(都度対応)

7.制作費
印刷・製作関係
 学会印(角印・銀行印)
 チラシ・封筒デザイン
 チラシ印刷
 角2封筒(和文)印刷
 長3封筒(和文)印刷
 懇親会領収証
 手書き用領収証
一般演題
 優秀演題賞 賞状 デザイン
名札・領収・参加証
 デザイン
 印刷費
ネームカード(出展者・プレス・スタッフ他)
プログラム・抄録集
 企画内容、抄録回収
 デザイン
 校正
 印刷費
 印刷費(増刷)

Ⅱ開催関連
1.運営要員関係費
アルバイトスタッフ手配
ディレクター・チーフ手配
全体統括ディレクター

2.設営関係
機材・備品手配
受付用文房具セット
クローク用文房具セット
控室用文房具セット
業務用トランシーバー
ネームケース
看板関係
 立看板
 垂れ幕
 サインスタンド
ポスター展示関係
 アルファパネル
 演台番号作成・貼付
企業展示関係
 システムパネル
 展示台(クロス付)
 電気工事(FL40W、コンセント、工事)
 ブースサイン
クローク
 ハンガーラック
 クローク札
設営・撤去・運搬関係(企業展示)
 設営・撤去
 資材運搬経
 雑材手配
 現場管理
設営・撤去・運搬関係(その他)
 設営・撤去
 資材運搬等

3.飲食・会合関係
Coffee Break手配
講演会場ミネラルウォーター
スタッフ弁当
設営・撤去・運搬関係

4.招請者関係費
招聘支払対応(国内)
 精算書回収、支払額確認等
 宿泊検索、手配等各種対応

Ⅲ事後処理費
事後問合せ対応
 参加者証・領収証再発行依頼対応等
 プログラム・抄録集追送
 礼状対応
寄付企業への収支報告
 発送書類作成(送付状を含む印刷)
 発送作業

Ⅳその他
電話・FAX・Email等

本当に沢山の方のご配慮やご協力をいただいて、何とか遂行できました。
ご依頼をいただきました本大会長の熊谷先生はじめ大会関係者皆さま、そして弊社に関係くださっております全ての皆様に、改めまして、心よりお礼申し上げます。

本当に... 本当にありがとうございました!!!!!!!!!





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アオキラ開講スケジュールやじるし
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きらきら講座内容やじるし
『ふろしきを満喫っ!』講座 http://p.tl/XkPQ
『お箸に親しむ』講座 http://p.tl/Wuhk
『体験講座:お箸マナー入門(マイ箸作り等)』  http://goo.gl/qoyZ9l
『マナーと言葉』講座 http://p.tl/zTUn
『身に付けておきたい日本人の基本所作』講座 http://p.tl/vTyP
『訪問マナー』講座 http://p.tl/yvOP

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『【プライベート限定】スピーチレッスン』 http://p.tl/hIfT

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事務局業務/6th 日本臨床試験学会(http://ameblo.jp/manners-misera/entry-12039692258.html
at 2015/06/10 12:17:38